El panorama de los sistemas de facturación en España ha cambiado con la entrada en vigor de nuevas normativas. El Real Decreto 1007/2023, publicado el 5 de diciembre de 2023, y la reciente Orden HAC/1177/2024, aprobada el 29 de octubre de 2024, establecen los requisitos técnicos y funcionales que deberán cumplir los sistemas informáticos utilizados para la facturación.

¿Qué establece esta normativa?

Estos nuevos reglamentos exigen que los programas informáticos utilizados para la contabilidad, la gestión y la facturación de actividades económicas aseguren la integridad, trazabilidad, inalterabilidad y accesibilidad de los registros. Esto implica que los datos no puedan ser manipulados, alterados o eliminados, garantizando su conservación y legibilidad.

¿Quiénes están afectados?

Esta obligación recae sobre:

• Empresarios y autónomos, así como sociedades y entidades sin personalidad jurídica, que tributen por IRPF, Impuesto de Sociedades o Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente.
• Aquellos con domicilio fiscal en el territorio común, excluyendo residentes en el País Vasco y Navarra.

Excepciones a la normativa

No están obligados quienes:

• Están adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Cumplen con las exclusiones previstas en las normativas de facturación.

¿Puedo seguir utilizando mi software actual?

Sí, pero deberás asegurarte de que cumple con las nuevas exigencias. Esto incluye:

• Garantizar la inalterabilidad de los datos y la creación de una huella digital o “hash”, firmada electrónicamente.
• Incorporar funcionalidades que aseguren la trazabilidad y accesibilidad de la información.

¿Qué pasa con las facturas en Excel o Word?

No es posible utilizar herramientas como Excel o Word, ya que no cumplen los requisitos de inalterabilidad ni generan una huella electrónica identificable.

¿Cómo puedo saber si mi programa de gestión cumple con los nuevos requisitos?

Las entidades productoras o fabricantes del sistema informático deben certificar, mediante una declaración responsable visible en el sistema y en cada versión, que cumplen con la Ley General Tributaria, así como con el Reglamento y las especificaciones aprobadas.

Para más detalles, te dejamos aquí un enlace a las preguntas frecuentes directamente desde la web de la Agencia Tributaria, donde podrás resolver cualquier duda adicional sobre este nuevo sistema.

Modalidades de cumplimiento

La normativa ofrece dos formas principales de adaptación:

• VERI*FACTU: requiere el envío inmediato de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, lo que asegura su inalterabilidad. Estas facturas incluyen un código QR que permite su consulta por los clientes.
• NO VERI*FACTU: no exige el envío inmediato a Hacienda, pero demanda medidas adicionales de seguridad, como la firma del sistema y un registro de eventos.

¿Qué soluciones hay para pequeños empresarios sin sistemas avanzados?

La Agencia Tributaria proporcionará un formulario en su Sede Electrónica que permitirá generar facturas compatibles con la normativa bajo el formato VERI*FACTU. Además, desde Tribulex ponemos a disposición de nuestros clientes un software de facturación que prepararemos con todos tus datos, y te acompañaremos en todo el proceso de adaptación para garantizar el cumplimiento normativo de manera sencilla y eficaz.

Sanciones por incumplimiento

El uso de sistemas no adaptados puede resultar en multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, además de sanciones por modificaciones indebidas en programas certificados.

Plazos para adaptarse

Será obligatorio adaptarse completamente antes de julio de 2025.

¿Cómo podemos ayudarte?

En Tribulex, contamos con los recursos y la experiencia para acompañarte en este proceso de adaptación, asegurando el cumplimiento de la normativa y evitando sanciones. Contáctanos para más información.