La Agencia Tributaria ha puesto en marcha un gran cambio que transformará cómo se hacen las facturas en España: el sistema denominado VeriFactu. A partir de 2026, empresas, autónomos y comunidades de bienes deberán emitir facturas con software homologado, con un control en tiempo real para Hacienda.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu (o VERI*FACTU) es un nuevo sistema oficial que obliga a que las facturas generadas por empresas y profesionales se registren con trazabilidad segura y, además, se comuniquen de manera electrónica a la Agencia Tributaria (AEAT).
Su finalidad: evitar manipulaciones, fraude o facturas ocultas, garantizando integridad, autenticidad, encadenamiento entre facturas y verificación por medio de tecnología digital.
¿Quiénes están obligados y quiénes quedan exentos?
Todos los empresarios y profesionales deberán adaptarse salvo algunos casos particulares:
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Están obligados quienes no utilicen ya el Suministro Inmediato de Información (SII).
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También deben hacerlo sociedades, autónomos que emiten factura, comunidades de bienes, etc.
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Sí hay excepciones: contribuyentes que tributan en territorios forales con normativa propia pueden quedar fuera del alcance de VeriFactu.
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Si alguien usa una hoja de cálculo básica (por ejemplo Excel simple) solo para confeccionar facturas e imprimirlas, sin automatismos ni macros que generen registros, puede no estar obligado. Pero si esa hoja se convierte en un pequeño sistema con automatismos, ya sí entraría en el ámbito.
Plazos de implantación
El cambio se hará de forma escalonada:
| Fecha límite | Quién | Qué debe ocurrir |
|---|---|---|
| 29 de julio de 2025 | Todos los desarrolladores de software de facturación | Sus programas deben estar homologados conforme a los requisitos técnicos de la AEAT. |
| 1 de enero de 2026 | Sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades | Obligatorio usar software homologado que emita facturas con registro VeriFactu. |
| 1 de julio de 2026 | Autónomos y comunidades de bienes |
De hecho, ya desde el 23 de abril de 2025 están disponibles en la web de la AEAT algunos servicios relacionados con VeriFactu, como el servicio web para remitir registros de facturación o consultar los registros enviados.
¿Qué cambia exactamente con VeriFactu? (con ejemplos)
Para ver mejor cómo afectará, aquí van algunas de las novedades más destacadas, con ejemplos sencillos:
a) Integridad y autenticidad
El sistema debe asegurarse de que una factura no se modifique una vez emitida.
Ejemplo: si A emite una factura por 1.000 €, no podrá luego cambiarla a 900 € sin que quede huella del cambio.
b) Encadenamiento entre facturas
Cada factura debe “apuntar” explícitamente a la anterior y la siguiente, formando una cadena imposible de alterar sin romper la secuencia.
Ejemplo: Factura 12 tiene referencia “anterior: 11” y “siguiente: 13”. Si alguien intenta insertar una factura extra entre ellas, el sistema lo detecta.
c) Código QR y verificación por el cliente
Todas las facturas incluirán un QR que el receptor podrá escanear para comprobar que aparece en el registro de la AEAT.
Ejemplo: El cliente factura con QR “QR-ABC123”. Al escanear, entra en la web de la AEAT y ve que efectivamente esa factura fue registrada.
d) Envío inmediato a la AEAT
Los registros de facturación (datos esenciales de la factura) deben enviarse en línea y de forma automática al sistema de la AEAT.
Si por alguna razón falla el envío, el sistema debe reintentarlo hasta confirmarse la recepción.
e) Exenciones de responsabilidad en conservación
Quienes usen sistemas VeriFactu quedan eximidos de algunas obligaciones intrincadas de custodia de registros a largo plazo, pues la AEAT ya tendrá los datos en tiempo real.
Consecuencias fiscales y sanciones
No adaptarse a tiempo puede tener efectos graves:
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Infracciones contempladas de hasta 50 000 € por ejercicio si se emiten facturas con software no homologado.
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Riesgo de que Hacienda reinterprete operaciones o cuestione la validez de la facturación.
Por el lado positivo, quien cumpla evitará sanciones, tendrá mayor control interno y transparencia ante clientes y la administración.
Cómo prepararse: recomendaciones prácticas
Para facilitar la transición, aquí tienes algunos pasos recomendados:
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Revisa tu programa de facturación: consulta con tu proveedor si será homologado para VeriFactu.
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Elige software homologado: solo ciertos programas cumplirán los requisitos sobre integridad, firma, envío en tiempo real, etc.
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Forma a tu equipo: quienes gestionan facturas deben conocer los nuevos procesos y cómo actuar ante errores de envío.
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Haz simulacros antes del cambio: prueba emitir facturas bajo el nuevo sistema, corregir fallos y verificar QR con la AEAT.
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Documenta todo: lleva registro interno de cómo se generan, envían y verifican las facturas bajo el nuevo modelo.
En Tribulex Asesores sabemos que cada negocio tiene características diferentes: volumen de facturación, número de usuarios, grado de automatización, necesidades de integración con otros sistemas, etc. Por eso, no ofrecemos soluciones genéricas, sino asesoramiento personalizado para ayudarte a escoger el software de facturación homologado que mejor se adapte a tus necesidades particulares.
Si quieres que te acompañemos en el proceso de adaptación a VeriFactu —desde el análisis técnico hasta la puesta en marcha—, puedes consultarnos sin compromiso en cualquiera de nuestras oficinas en Murcia, San Javier, Alhama de Murcia, Fuente Álamo, o por los canales virtuales. Estamos a tu disposición para que el cambio no te suponga un quebradero de cabeza, sino una oportunidad de modernización y seguridad fiscal.
